Комплекс «ЭлСи-Офис» предназначен для централизованного управления сетью АЗС, контроля и получения данных с АЗС, хранения и обработки информации, формирования и просмотра различных аналитических и статистических отчетов за произвольный период времени.

Программный комплекс «ЭлСи-Офис» разворачивается в центральном офисе распределенной сети АЗС, работающих под управлением программного комплекса «ЭлСи-АЗС».

Дистанционная координация работы АЗС

Программа «ЭлСи-Офис» позволяет дистанционно изменять режим работы АЗС. На объект передаются калибровочные таблицы резервуаров, список операторов, перечень поставщиков товаров и нефтепродуктов, таблица используемых талонов, номенклатура товаров и другие торговые справочники, список клиентов, обслуживаемых по ведомостям и идентификационным картам, стоп-лист карт и клиентов, график изменения скидок, текстовые сообщения, пользовательские файлы.

Обмен данными между офисом и АЗС может быть организован по различным сценариям:

• автоматический обмен со всеми АЗС в заданное время;
• обмен с конкретной АЗС по запросу диспетчера;
• опрос АЗС по истечению заданного времени.

Пакеты данных хранятся на АЗС в зашифрованном виде до тех пор, пока из офиса не будет получено подтверждение занесения их в офисную базу данных. Информационные файлы обмена шифруются с помощью высоконадежного алгоритма.

Для передачи данных с разными объектами могут использоваться различные каналы:

• интернет;
• локальная сеть;
• локальная сеть по интернету с помощью VPN;
• телефонная линия (модем);
• радиомодем;
• сотовая связь через модемы серии «ELSY M», или других моделей.

На случай непредвиденной потери связи предусмотрен перенос информации через сменный флэш-диск.

Сбор детальной информации по каждой АЗС

На каждой АЗС по смене ведется подробный журнал событий, который передается в офис. Для каждого события фиксируется время, тип и вся дополнительная информация. В офисе есть возможность просмотра журнала с установкой различных фильтров по типам событий.

В офисе по каждой смене АЗС хранится статистическая информация, включающая в себя следующие данные:

• операторы, работавшие в данную смену;
• движение денег (выручка, инкассация, остаток на начало и конец смены);
• статистика, сгруппированная по нефтепродуктам: цена, поступление, расход, отпуск за наличные, отпуск по безналичному расчету, расчетный и фактический остатки на конец смены, ручные или полуавтоматические замеры плотности;
• информация по резервуарам: расчетный остаток на начало смены, показания уровнемера на начало смены, поступление, расход, расчетный и фактический остатки на конец смены;
• статистика по ТРК: начальный счетчик, расход, отпуск за наличный и безналичный расчет, технологический отпуск (мерник);
• данные по поступлению нефтепродуктов: дата и время, тип нефтепродукта, резервуар, поставщик, данные накладной, объем, вес и плотность по документам и фактические (по показанию уровнемера до слива и по окончанию приема);
• статистика по движению товаров и услуг: реализация, прием, перемещение, инвентаризация, списание, переоценка;
• другие события, позволяющие составить подробную картину работы комплекса за смену (всего более ста видов событий).

Фиксируется каждый отпуск топлива и каждая продажа товара, что позволяет анализировать динамику продаж в течение смены. Также, в системе имеется модуль анализа несанкционированного действия персонала, позволяющий отследить некорректные действия персонала или сбои в работе оборудования, которые могут быть вызваны неправомерными действиями персонала.

Рациональное управление материальными запасами в реальном времени

Офис позволяет просматривать текущее состояние любой АЗК, не дожидаясь окончания смены. Информация о материальных запасах и динамике спроса дает возможность диспетчерам своевременно отправлять топливо и товары на те станции, на которых ожидается дефицит.

Мониторинг АЗС в реальном времени исключает возможность простоя любого из объектов торговой сети.

Отчетность и аналитика

По данным, имеющимся в офисе, можно строить статистические и аналитические отчеты:

• реализации по АЗС;
• реализации по нефтепродуктам;
• реализации по типам оплаты;
• движение товаров по выбранной группе на заданной АЗС;
• прибыль/лучшие товары;
• по поставкам нефтепродуктов;
• по движению денежных средств и другие.

Всего более 40 типов отчетов.

Все полученные отчеты могут быть экспортированы в Excel (XLS) для дальнейшей обработки. В отчетах задаются различные параметры: отчетный период, АЗС, нефтепродукт, тип оплаты, группа товаров и т.д. При использовании процессинга возможно построение различных отчетов, связанных со счетами клиентов и их баланса.

Информация, хранящаяся в «ЭлСи-Офис», может использоваться в качестве первичных данных для бухгалтерских и учетных систем. Доступ к ней возможен посредством механизмов импорта/экспорта, а также прямого доступа к структурам данных по технологии COM.